8 preguntas comunes sobre inventarios

Publicado por Héctor Osorio - Septiembre '21


La administración del inventario es una de las decisiones más antiguas en operaciones y tradicionalmente lo hemos enfrentado con criterios subjetivos, procesos manuales e información histórica de mala calidad. No siempre contamos con los procesos, sistemas y personal capacitado para administrar la demanda y generar un pronóstico de ventas adecuado.


¿Cuál es la importancia del inventario?

Todo aquello que guardamos en óptimas condiciones, para aprovecharlo posteriormente, es inventario y representa, por lo general, el activo mayor en el balance general y los gastos por inventario son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. La única razón para “mantener” inventario es que sea más económico que no tenerlo, y esto se aprecia claramente cuando lo usamos en el servicio al cliente y para eliminar paros de líneas de producción.


¿Cuáles son las funciones principales del inventario?

El inventario es indispensable para contar con un surtido adecuado de productos y mantener una cantidad suficiente de cada uno, considerando la flexibilidad de nuestra cadena de suministro y de los tiempos de producción y entrega de nuestros proveedores. También es un buen “amortiguador” para acoplar operaciones de abastecimiento como producción, manufactura y distribución. Adicionalmente, es un excelente respaldo para la venta como “seguridad” contra las variaciones que pueda tener la demanda.

Otras funciones del inventario son aprovechar descuentos por compras anticipadas, para cumplir con lotes mínimos de producción o transporte de los proveedores, también previniendo “falta de abastecimiento” de proveedores o por disponibilidad de producto o componentes por temporada.


Entonces, ¿Cuántos tipos de inventario existen?

Existen 2 tipos de inventario con base a su consumo, el inventario de ciclo, que se consumirá por la venta o producción en un ciclo de tiempo determinado y el inventario de seguridad, que cubrirá desviaciones en la demanda o desviaciones en el suministro.


Si el inventario será consumido por la venta, tiene “Demanda Independiente” que generan nuestros clientes y consumidores; si el inventario será consumido por la producción, tiene “Demanda Dependiente”, la cual podemos controlar a través de la programación maestra de las operaciones.


En tu operación ¿Cómo se administra el inventario?

Muchas organizaciones entienden la importancia de profesionalizar al equipo de operaciones y han hecho grandes inversiones en capacitación y sistemas para mejorar sus resultados y sus inventarios.


Todavía existen organizaciones que utilizan procedimientos informales, como una política de inventario “por decreto” o “mandato del director”; estas políticas pueden ser bastante eficaces en una operación de pequeña escala y en el corto plazo. Pero debemos considerar que, conforme crece el portafolio de productos y los volúmenes de producción y venta, el no implementar métodos formales para controlar los inventarios puede causar estragos en el flujo de efectivo y en los requerimientos de capital, e incluso, limitar el crecimiento de la organización.



¿Qué modelos se utilizan para determinar la compra y el nivel de inventario?

Para controlar artículos de muy bajo valor, la recomendación es no complicarse la vida y, utilizamos el método más sencillo posible, por ejemplo, el modelo de doble caja. Cuando se vacía la primer caja, se coloca la orden de compra, mientras se consume el inventario de la segunda caja. El inventario debe llegar y estar disponible antes de vaciar la segunda caja.


Para definir los niveles de compra e inventario de otro tipo de artículos, los modelos más utilizados y que son aceptados por la mayoría de los profesionales en operaciones, son: el “modelo de revisión periódica” y el “modelo de revisión continua”, o “modelo de punto de reorden”.


En el modelo de revisión periódica se calcula un nivel de inventario óptimo y periódicamente se colocan pedidos de cantidad variable para alcanzarlo. En el modelo de revisión continua se calcula un punto de reorden que, al ser alcanzado, detona un pedido de cantidad fija. Ambos modelos asumen que la demanda es variable en el tiempo y que, por lo tanto, el inventario puede rebasar el punto de cero existencias generando faltantes; de esta forma, ambos modelos incluyen un factor de seguridad estadístico. El modelo a utilizar dependerá de la naturaleza del consumo que tenga el artículo. Estos modelos deben ajustarse periódicamente, lo que implica que el personal tenga habilidad en estadística aplicada.


¿Qué técnicas y herramientas se utilizan para administrar el inventario?

Se recomienda diseñar e implementar un proceso para administrar y controlar nuestro inventario; de la misma forma, se debe capacitar al personal y proveerse del sistema y software más adecuado.


Cuando tenemos decenas, cientos o miles de artículos, se vuelve una necesidad segmentarlos y utilizar herramientas y técnicas para poder administrarlos; usualmente se utiliza:


El ABC de inventario, (teorema de Pareto u 80-20), Nos permite crear categorías y en base a ellas darles un tratamiento especial. Para establecerlo se utilizan variables como el consumo anual, el valor unitario o el costo de reposición. Está técnica nos ayuda a crear y complementar una “política de inventario”.


MRP (Planeación de requerimiento de materiales), es una técnica que nos permite establecer o calcular la demanda proyectada de materiales y componentes en función de la demanda (independiente) que tendrán los artículos de producto terminado. Esto se realiza a través de la programación maestra de producción y planeación de compra de materiales.


JIT (Justo a tiempo), es una técnica que busca eliminar los inventarios alineando las capacidades y flexibilidad de la cadena de suministro. Usualmente se debe incluir a los proveedores, incluso de varios niveles, para lograr los objetivos deseados. Se debe tener cuidado de no “mover” los inventarios de nuestras bodegas hacia las bodegas y patios de proveedores.


Kan – Ban, es una técnica que permite “visualizar” el movimiento de artículos a través de toda la cadena de suministro o en algunas de sus secciones. Se logra con el uso de “tarjetas” (antes las tarjetas eran físicas, hoy el proceso se ha digitalizado). Estas tarjetas permiten un control de flujo entre operaciones donde los equipos operativos participan activamente regulando el flujo de materiales y artículos, mejorando la disponibilidad, la utilización de activos y reduciendo costos.



Es un error común creer que cualquiera de estas técnicas se puede aplicar con éxito a nuestra operación o a cualquier operación. Usualmente, la técnica que resultará más efectiva dependerá del ambiente de manufactura o suministro en que estemos operando e incluso de la naturaleza de la demanda de nuestros productos terminados, y si, estas técnicas se pueden combinar.


¿Qué se utiliza para dar seguimiento al uso de modelos y técnicas de inventario?

Los modelos y técnicas de administración de inventario se deben complementar con el uso de métodos de valuación de inventario y medidas de desempeño para “alinear” continuamente nuestras decisiones y la operación en sí. Para valuar el inventario debemos tomar en cuenta el costo de compra de cada artículo, así como su costo de reposición. Esto, para entender el valor (histórico o promedio) del inventario físico y cuánto costará reponerlo en el futuro inmediato.


Adicionalmente, las medidas de desempeño incluyen el valor de inventario, la rotación, los días de inventario (total, disponible, financiero y de planeación) y también se incluyen artículos que “cumplen” con la política de inventario, artículos con faltantes, artículos con exceso de inventario y el seguimiento a obsoletos (incluyendo por caducidad) y lento movimiento.


Estas medidas se utilizan porque siempre hay inventario en “la tubería” y debemos tomar en cuenta el total en tránsito, el recibido pero no disponible, el disponible y el obsoleto.


La cobertura de inventario se calcula de forma distinta si lo queremos ver financieramente que si lo utilizamos para las operaciones de producción y venta.

Entonces, ¿Cuánto inventario debemos tener y en dónde?

El inventario y su magnitud dependerá de la flexibilidad y restricciones de la cadena de suministro y la variabilidad de la demanda de sus productos. Entonces, estas dos preguntas se contestan para cada negocio, cada operación en particular requiere una revisión y análisis específico y detallado. Las consideraciones que tradicionalmente hemos realizado para administrar el inventario y las operaciones deben ser retadas fuertemente en esta época de COVID-19 y post pandemia, y debemos asumir escenarios cambiantes y disruptivos, tanto en la demanda de clientes y consumidores, como en el suministro y tomando en cuenta la cadena de suministro “ampliada”.


En la era del comercio electrónico y el mundo digital, las bases para crear y mantener inventario están cambiando y es necesario ajustar nuestros modelos para administrar la venta y el inventario en un ambiente omnicanal y/o multi canal.


Espero que la información te sirva de punto de partida para entender la magnitud del reto al administrar y controlar inventarios.


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Publicado por Héctor Osorio - Septiembre '21